Để chuẩn bị cho việc làm thủ tục tốt nghiệp và trao bằng cho sinh viên tốt nghiệp đợt tháng 06/2023, Nhà trường đề nghị các Khoa/Viện, sinh viên các lớp QH-2019 (K64) hệ cử nhân, sinh viên tốt nghiệp trước hạn và sinh viên khóa cũ đủ điều kiện tốt nghiệp thực hiện các công việc sau đây:

I. Đánh giá kết quả rèn luyện, xét khen thưởng

1. Đối với sinh viên các lớp K64 hệ cử nhân và sinh viên tốt nghiệp trước hạn

a) Ngày 01/06/2023: Lớp trưởng Lớp khóa học nhận tài liệu từ Văn phòng các khoa các giấy tờ:

– Bảng tổng hợp điểm học tập (để phục vụ cho việc tự đánh giá điểm rèn luyện Học kỳ II năm học 2022-2023);

– Bảng điểm tích lũy trong toàn khóa học (phục vụ cho việc bình bầu Danh hiệu thi đua toàn khóa học);

– File Bảng tổng hợp kết quả rèn luyện các học kỳ (để kiểm tra lại và dùng để tính kết quả rèn luyện toàn khóa học); mẫu tổng hợp kết quả rèn luyện học kì II năm học 2022-2023;

– Mẫu Phiếu cho điểm đánh giá kết quả rèn luyện;

– Mẫu Phiếu điều chỉnh kết quả rèn luyện

– Mẫu Báo cáo thành tích cá nhân.

b) Ngày 02/06/2023: Tổ chức sinh hoạt lớp khóa học 100% online, lớp nào có nhu cầu tổ chức offline thì liên hệ phòng Công tác sinh viên để được hỗ trợ mượn giảng đường, sinh hoạt lớp đảm bảo các nội dung sau:

– Tự đánh giá điểm rèn luyện Học kỳ II năm học 2022-2023 (Hướng dẫn đánh giá KQRL) (Phiếu cho điểm đánh giá KQRL), sau đó gửi Lớp trưởng để Lớp trưởng tổng hợp, nếu sinh viên nào không tham gia mà không có lý do chính đáng thì sẽ nhận điểm rèn luyện là 0 và xếp loại “Kém” cho kết quả rèn luyện của Học kỳ II năm học 2022-2023, khi đó mọi quyền lợi của sinh viên liên quan đến kết quả rèn luyện sẽ không được xem xét;

– Kiểm tra kết quả rèn luyện các học kỳ (bảng tổng hợp gửi kèm theo), nếu phát hiện có điểm nào chưa chính xác thì làm đơn điều chỉnh (Phiếu Điều chỉnh đánh giá KQRL) và nộp cho Lớp trưởng Lớp khóa học;

– Tính điểm rèn luyện toàn khóa học để xét học bổng, khen thưởng toàn khóa (theo công thức có trong hướng dẫn đính kèm);

– Trả lời phiếu khảo sát việc làm và gửi thông tin phục vụ Lễ bế giảng tại đường link: https://forms.gle/2u1pf1kn6zGpmtEx6 (yêu cầu tất cả sinh viên trong lớp hoàn thành chậm nhất ngày 09/06/2023);

– Bình bầu Danh hiệu thi đua và đề nghị khen thưởng trong toàn khóa học (Hướng dẫn khen thưởng).

Yêu cầu: Ban cán sự Lớp khóa học mời Cố vấn học tập tham dự và chỉ đạo cuộc họp.

c) Sau buổi họp, Lớp trưởng Lớp khóa học tổng hợp toàn bộ văn bản của sinh viên trong lớp và gửi về từng đơn vị với nội dung chi tiết như sau:

Trước 16h30 ngày 05/06/2023: Các lớp khóa học nộp về văn phòng Khoa/Viện các dữ liệu sau:

+ File mềm bảng tổng hợp Điểm rèn luyện của lớp;

+ Biên bản họp lớp khóa học (bản cứng);

+ Phiếu đánh giá kết quả rèn luyện học kỳ II, năm học 2022-2023 (bản cứng);

+ Danh sách tập thể, sinh viên đề nghị khen thưởng, bản khai thành tích đối với sinh viên tốt nghiệp thủ khoa ngành học (nếu có) (bản cứng);(mẫu bản khai thành tích cá nhân)

d) Sinh viên tốt nghiệp sớm nộp phiếu đánh giá điểm rèn luyện trực tiếp cho Phòng Công tác sinh viên (P.104E3) hoặc văn phòng Khoa/Viện. Phiếu đánh giá điểm rèn luyện có chữ ký của cố vấn học tập và ban cán sự lớp.

Lưu ý: Với các sinh viên chưa có đủ điểm các học phần tính đến thời điểm họp xét, đang dự thi trong học kỳ II, sau khi được cập nhật điểm mà thay đổi điểm rèn luyện thì làm đơn điều chỉnh (theo mẫu) gửi Văn phòng Khoa hoặc phòng Công tác sinh viên (nếu vẫn kịp đợt xét tốt nghiệp tháng 06/2023).

2. Đối với sinh viên các Khóa cũ

Ngày 05/06/2023: Tự làm phiếu đánh giá điểm rèn luyện HKII năm học 2022-2023 và những kỳ học còn thiếu (không phải lấy xác nhận của Cố vấn học tập và cán sự lớp) theo mẫu (Phiếu cho điểm đánh giá KQRL), nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp người học phòng Công tác sinh viên (P.104E3) hoặc qua link: https://forms.gle/thAn6mGtT1hAyZtx7

Hoàn thành khảo sát tại link: https://forms.gle/2u1pf1kn6zGpmtEx6 chậm nhất ngày 09/06/2023.

3. Các Khoa:

– Ngày 01/06/2023: Nhận tài liệu phục vụ họp lớp từ phòng CTSV.

– Từ ngày 06/06/2023 đến 09/06/2023: tổ chức họp Hội đồng Đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên cấp Khoa/Viện để thông qua kết quả rèn luyện của sinh viên trong học kỳ II, năm học 2022-2023 và kết quả rèn luyện của toàn khóa học, xét và đề nghị Danh hiệu thi đua của sinh viên trong toàn khóa học.

– Trước 15h00, ngày 12/06/2023: nộp Biên bản họp cấp Khoa/Viện và các giấy tờ liên quan về Phòng CTSV.

II. Hoàn thiện các thủ tục trước khi nhận bằng (áp dụng cho các sinh viên tốt nghiệp đợt tháng 06/2023).

1) Khám sức khỏe cuối khóa

Thời gian: 7h30-11h30 và 13h00-16h30 ngày 22, 23/06/2023

Địa điểm: Phòng khám 182 Lương Thế Vinh, Thanh Xuân, Hà Nội

Lưu ý: Khi đến khám sức khỏe, mỗi sinh viên phải đem theo:

– Thẻ sinh viên;

– Lệ phí khám sức khỏe (theo quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội): 100.000đ/bản đầu tiên và 10.000đ/bản tiếp theo (nếu có nhu cầu). Lệ phí này nộp tại phòng khám;

– Ảnh chân dung màu cỡ 4x6cm mới chụp trong khoảng thời gian 6 tháng trở lại đây (mỗi Phiếu khám sức khỏe cần 1 ảnh, tùy theo số lượng bản sinh viên cần thì sinh viên sẽ đem theo ảnh và kinh phí tương ứng);

– Các sinh viên có tên trong danh sách được miễn tiền khám sức khỏe (Phụ lục 2) sẽ không phải nộp lệ phí 100.000đ.

2) Nộp ảnh để làm bằng tốt nghiệp

– Mỗi sinh viên (kể cả sinh viên chưa tốt nghiệp đợt tháng 06/2023) nộp cho Lớp trưởng lớp khóa học 02 ảnh chân dung màu cỡ 3x4cm, được chụp trong thời gian 2 tháng gần nhất. Mặt sau của mỗi ảnh ghi rõ họ tên/ngày sinh/mã sinh viên. Ảnh được bỏ trong phong bì dán kín, ngoài phong bì ghi rõ họ tên/ngày sinh/lớp/mã số sinh viên/nơi sinh theo giấy khai sinh. (Chú ý: ảnh chụp theo quy định ảnh thẻ);

– Lớp trưởng thu ảnh của sinh viên trong lớp và lập danh sách gồm các thông tin: họ tên, mã số sinh viên, ngày sinh, nơi sinh, lớp, đã nộp/chưa nộp và sắp xếp theo thứ tự danh sách lớp;

– Lớp trưởng nộp đầy đủ ảnh và danh sách tại phòng Công tác sinh viên chậm nhất vào Thứ Sáu, ngày 16/06/2023. Quá thời hạn này, nếu sinh viên không thực hiện yêu cầu trên, phải tự chịu trách nhiệm về việc không được cấp bằng tốt nghiệp đúng thời hạn của mình.

Bắt buộc: Với các sinh viên dự kiến tốt nghiệp đợt tháng 06/2023 nộp bản mềm ảnh cá nhân để trình chiếu khi lên nhận bằng tốt nghiệp tại đường link, chậm nhất ngày 09/06/2023: https://forms.gle/2u1pf1kn6zGpmtEx6

(yêu cầu ảnh theo chiều dọc, chụp đẹp, trang phục tự chọn nhưng phải lịch sự, nếu không đạt yêu cầu sẽ không được trình chiếu khi lên nhận bằng, sinh viên up ảnh và gửi ở dạng đường link công khai).   

3) Thanh toán các khoản nợ tại các đơn vị

– Nếu sinh viên còn có các khoản nợ tại các đơn vị: Phòng Kế hoạch – Tài chính, Thư viện Hội sinh viên Trường, Trung tâm Thông tin – Thư viện và Ký túc xá thì phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán đối với các đơn vị nói trên;

– Sau Thứ Sáu, ngày 16/06/2023: nếu sinh viên không thực hiện thanh toán các khoản nợ tại các đơn vị nêu trên sẽ không hoàn thành thủ tục tốt nghiệp ra trường và không được xét công nhận tốt nghiệp.

4) Nhận hồ sơ (áp dụng cho các sinh viên tốt nghiệp đợt tháng 06/2023)

Ngày 22-23/06/2023: đề nghị các sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp đợt tháng 06/2023 đến Phòng Công tác Sinh viên (theo lịch trả hồ sơ trong Phụ lục 1):

– Nhận Hồ sơ sinh viên (không nhờ người khác nhận hộ). Đề nghị sinh viên đem theo Chứng minh thư (hoặc hộ chiếu), Thẻ sinh viên và “Giấy thu nhận sinh viên” lúc nhập học (nếu còn);

– Nộp lệ phí in sao 05 bằng và 05 bảng điểm (100.000đ/sinh viên).

III. Lễ Tốt nghiệp, nhận hồ sơ và trao bằng

Nhà trường sẽ tổ chức Lễ bế giảng và trao bằng tốt nghiệp cho người học tốt nghiệp đợt tháng 06/2023 với thời gian và địa điểm dự kiến như sau:

• Thời gian tổng duyệt: 13h15 thứ Năm, ngày 29/06/2023, sinh viên đến kí nhận bằng, mượn lễ phục và tham gia buổi tổng duyệt;
• Thời gian buổi Lễ: 8h thứ Sáu, ngày 30/06/2023;
• Địa điểm: Hội trường Nguyễn Văn Đạo, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy. (sẽ có thông báo cụ thể sau)

Lưu ý: Chỉ những sinh viên đã nhận Hồ sơ tốt nghiệp mới được nhận Bằng tốt nghiệp.

Đề nghị các Ban chủ nhiệm Khoa/Viện, Cố vấn học tập, Ban cán sự Lớp khóa học và Ban chấp hành Chi đoàn chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc sinh viên thực hiện tốt, đầy đủ và đúng hạn các công việc trên./.