1. Chức năng: tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện công tác quản lý hành chính, tổng hợp, công tác truyền thông, cơ sở vật chất, thiết bị và an ninh trật tự của Trường.

2. Nhiệm vụ

2.1 Công tác hành chính – tổng hợp

a) Công tác điều phối hoạt động hành chính:

– Theo dõi, đôn đốc, đề xuất các giải pháp đảm bảo công tác hành chính của Trường thông suốt, hiệu quả. 

     – Tổ chức giao ban Trường, giao ban khối hiệu bộ, các hội nghị sơ kết, tổng kết theo năm và năm học. Chuẩn bị báo cáo của Trường cho giao ban ĐHQGHN. Tổng hợp báo cáo, thống kê số liệu về hoạt động của Trường thường kỳ và đột xuất.  

      – Quản lý công văn đi, đến; điều phối công văn đi, công văn đến trên phần mềm điều hành văn bản của Trường; quản lý công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ công việc, tư liệu trong toàn trường; quản lý con dấu, phát hành văn bản; cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho cán bộ và sinh viên được cử đi công tác, ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường, ký xác nhận cho cán bộ đăng ký các dịch vụ công. 

       b) Công tác thư ký:

     c) Công tác lễ tân, phục vụ:

     – Đầu mối hướng dẫn và giám sát các đơn vị thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết các hội nghị; quản lý các phòng họp và chuẩn bị hậu cần phục vụ các cuộc họp do Ban Giám hiệu và các đơn vị chức năng chủ trì; chuẩn bị điều kiện để Ban Giám hiệu tiếp khách; quản lý, điều hành ô tô công vụ; công tác thăm hỏi hiếu/hỉ.

      2.2. Công tác truyền thông

    – Xây dựng chiến lược, đề xuất giải pháp về truyền thông; tổ chức, thực hiện hiệu quả các hoạt động truyền thông chiến lược theo tầm nhìn, sứ mạng và chiến lược phát triển của Trường.

    – Xây dựng kế hoạch truyền thông, và triển khai thực hiện hiệu quả nhằm quảng bá, và nâng cao uy tín và hành ảnh của Trường với các bên liên quan và với cán bộ, sinh viên.

    – Tham mưu cho lãnh đạo Trường công tác xử lý rủi ro truyền thông.

   – Quản lý vận hành hiệu quả website của Trường và các kênh truyền thông chung chính thức của Trường. Đầu mối tổ chức các sự kiện truyền thông, các hoạt động kỷ niệm của Trường. Biên soạn, in ấn và phát hành ấn phẩm giới thiệu, quảng bá hình ảnh của Trường; sưu tầm, lưu trữ và khai thác hiệu quả các tư liệu, hiện vật liên quan đến quá trình hình thành và phát triển Trường. Tư vấn và hỗ trợ các đơn vị xây dựng kế hoạch và triển khai hiệu quả các hoạt động truyền thông. Quản lý băng rôn, khẩu hiệu, panô quảng cáo và các hình thức quảng cáo trong khu vực Trường. Phát triển mạng lưới cộng tác viên về truyền thông. Lãnh đạo Phòng Hành chính Quản trị phụ trách công tác truyền thông là người phát ngôn của trường đối với các cơ quan báo chí, truyền thông.

2.3 Công tác quản trị cơ sở vật chất, thiết bị

       a) Quản lý tài sản và công trình xây dựng: Lập kế hoạch phát triển cơ sở vật chất dài hạn và hàng năm đảm bảo nhu cầu cần thiết cho các hoạt động của Trường hiệu quả, kịp thời. Quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ gồm công tác mua sắm, sửa chữa tài sản từ nguồn kinh phí thường xuyên; kiểm kê, thanh lý; quản lý hệ thống điện, nước, điện thoại. Quản lý các tòa nhà; phân bổ, sắp xếp diện tích làm việc trong Trường. Quản lý công tác cải tạo, nâng cấp, xây mới các công trình xây dựng. Công tác dự án phát triển Trường tại Hòa Lạc.

        b) Công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.

        c) Công tác quản lý giảng đường: Quản lý hệ thống giảng đường, lớp học và tổ trực giảng.

      2.4 Công tác đấu thầu: Làm đầu mối trong công tác đấu thầu, mua sắm hàng hóa, trang thiết bị, cải tạo sửa chữa nhưng không bao gồm các gói thầu liên quan đến các đề tài, nhiệm vụ khoa học công nghệ.

3.Tổ chức, nhân sự

4. Địa chỉ liên hệ

Bộ phận Hành chính: Phòng 108-Nhà E3. Điện thoại: (024) 3754 7461, Fax: (024) 3754 7460

Bộ phận Quản trị: Phòng 202-Nhà E3. Điện thoại: (024) 3754 9816